Главная » Налоги и пособия » Персональные данные с 1 июля 2018 года: обработка и новые штрафы

Персональные данные с 1 июля 2018 года: обработка и новые штрафы

Персональные данные с 1 июля 2018 года: обработка и новые штрафы

С 1 июля выросли штрафы за нарушение обработки личных данных работников, поэтому стоит навести порядок в документах и проинструктировать персонал. Подробнее о работе с персональными данными с 1 июля 2018 года – в этой статье.

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику. Например, Ф. И. О., дата и место рождения, место проживания и др. Работодатель – организация или ИП – в этом случае выступает оператором данных, которые ему становятся известны о сотруднике, и обязан хранить такие сведения в соответствии с установленным порядком.

Личные данные работодателю сообщают только сами работники. После такие сведения, как правило, обобщаются в личных карточках или делах. Если же персональные сведения можно получить от третьих лиц, то об этом следует уведомить работника и получить от него письменное согласие (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

Работодатели не вправе получать и обрабатывать персональные данные, которые не относятся к трудовой деятельности, например сведения о личной или семейной жизни. А распространять и раскрывать персональные данные третьим лицам можно только с согласия работника (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

С 1 июля 2018 года введены новые штрафы за нарушения требований обработки и защиты персональных данных. Поэтому следует навести порядок в документах и проинструктировать подчиненных, чтобы компания и лично главбух избежали штрафов.

Обработка персональных данных с 1 июля 2018 года

Основная задача работодателя – защита персональных данных сотрудников. Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных должен быть закреплен в локальном акте организации, например в Положении об обработке персональных данных работников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

В организации должен быть официально назначен сотрудник, отвечающий за работу с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Это может быть, например, работник отдела кадров.

Образец регламента допуска работников к обработке персональных данных

Организация должна принимать необходимые меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения. Меры безопасности при обработке персональных данных прописаны подробно в статье 19 закона № 152-ФЗ. Напомним о них.

Для обеспечения безопасности персональных необходимо своевременно определять угрозы безопасности при обработке, применять надежные средства защиты и оценивать эффективность защиты, принимать меры для предотвращения незаконного доступа к данным, установить правила доступа к данным, регистрировать и вести учет всех действий при работе с данными.

С 1 июля 2018 года расширен перечень оснований, по которым работодателя привлекут к административной ответственности, если выяснится, что нарушен порядок работы с данными. Изменения внес Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ. Расскажем о них подробнее.

Вместо одного вида административной ответственности, который был раньше. теперь статья 13.11 КоАП РФ предусматривает семь пунктов. Шесть из них касаются организаций и ИП. То есть за различные нарушения работодателей при работе с персональными данными можно будет применять разные штрафы.

Примеры ошибок обработки персональных данных с 1 июля 2018 года

Оставили документы с личными данными на столе. Штраф за это нарушение – 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ). Оставлять документы работников на всеобщее обозрение нельзя. Информацией о сотруднике могут воспользоваться посторонние.

Надо разработать порядок работы с персональной информацией. Например, запретить оставлять на столе бумаги с личными данными и выносить их за пределы кабинета. А документы хранить в сейфе или шкафу, где доступ к ним будет ограничен.

Не выдали работнику документы с его данными. Сокрытие от человека его персональных данных – тоже нарушние. Штраф – 50 тыс. рублей на компанию, 5 тыс. рублей на главбуха (ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдавайте работникам расчетные листки. Для этого теперь даже не надо тратиться на бумагу. Можно разослать листки на электронную почту либо сообщением на корпоративном сайте вашей организации. Сведения о стаже выдавайте в течение 5 календарных дней с момента, когда за ними обратится работник, а также в день увольнения.

Не обновили старые данные. Штраф составит 45 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей – на главбуха (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ). Данные работника могут меняться, поэтому их надо обновлять по просьбе сотрудника. Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, адрес или реквизиты счета. Если компания не обновит информацию, то нарушит правила работы с данными.

Сразу вносите новые сведения в базу, если сотрудник принес документы. Так вам будет проще заполнять отчетность.

Разместили информацию на стенде. Штраф – 75 тыс. рублей на компанию, 20 тыс. рублей на главбуха (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Личные данные можно раскрыть и случайно. Например, главбух разместил на стенде копию заявления сотрудника на имущественный вычет как образец. В документе личные реквизиты, поэтому это нарушение. Сотрудник не давал согласие, чтобы информация о нем стала общедоступной. Размещать информацию нельзя и на доске позора. Для этого необходимо запросить согласие работника.

Не разглашайте сведения о сотрудниках без согласия. Если нужно вывесить образец, используйте вымышленные сведения.

Передали имя, адрес или номер телефона сотрудника. Цена нарушения – 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Информацию о сотрудниках запрещено передавать третьей стороне без согласия, например банкам или коллекторским агентствам. Чтобы передать информацию, запросите согласие работника.

Передавать информацию о сотруднике по просьбе другой организации или физика можно, только если работник выдал им доверенность на получение сведений. Согласие работника на обработку данных не требуется только в случаях, которые предусмотрены законом. Например, если работник покупает что-то у компании и хочет получить на почту или телефон электронный чек (письмо Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ).

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Изменения по упрощенке, ЕНВД и патенту в 2018 году

Изменения по упрощенке, ЕНВД и патенту в 2018 году Обзор самых выгодных изменений по упрощенке, ...

Командировку на машине подтверждают только первичные документы

Командировку на машине подтверждают только первичные документы Служебной записки недостаточно, чтобы списать командировочные расходы на ...

Фонд начнет принимать форму СЗВ-М с 15 апреля

Фонд начнет принимать форму СЗВ-М с 15 апреля Ежемесячная форма СЗВ-М представляет собой список работников ...

Бухгалтерская справка с расчетом сверхурочных

Бухгалтерская справка с расчетом сверхурочных За первые два часа сверхурочной работы сотруднику положена оплата не ...

Затраты на каталоги можно списать в расходах по прибыли

Затраты на каталоги можно списать в расходах по прибыли Минфин в письме от 19.05.2017 № ...

Переплата по налогам освобождает от штрафа при сдаче уточненной отчетности

Переплата по налогам освобождает от штрафа при сдаче уточненной отчетности Минфин в письме от 23.05.2017 ...

Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска На практике такое решение оформляют в форме приказа. Устраивает это и ...

Сотрудник вправе потребовать письменный расчет отпускных

Сотрудник вправе потребовать письменный расчет отпускных Надо предоставить сотруднику записку-расчет отпускных, если он требует документ, ...

Расчет налога на имущество по кадастровой стоимости в 2015 году

Расчет налога на имущество по кадастровой стоимости в 2015 году Регионы введут единую дату начала ...

Форма РСВ-1 за 4 квартал 2015 года

Форма РСВ-1 за 4 квартал 2015 года В феврале компаниям предстоит сдавать отчет РСФ-1 за ...

Новая форма декларации по НДС в 2018 году

Новая форма декларации по НДС в 2018 году С первого квартала организации должны сдавать новую ...

Изменения в декларации по УСН за 2015 год

Изменения в декларации по УСН за 2015 год Компаниям и предпринимателям надо подготовиться к изменениям ...

6-НДФЛ: 6 правил заполнения

6-НДФЛ: 6 правил заполнения ФНС опубликовала большое письмо, где разъясняет порядок заполнения 6-НДФЛ за первый ...

Уточнен порядок заполнения поля 107 платежного поручения

Уточнен порядок заполнения поля 107 платежного поручения Казначейство России разъяснило порядок заполнения платежных поручений при ...

Как подготовить аннулирующую справку 2-НДФЛ

Как подготовить аннулирующую справку 2-НДФЛ Справки 2-НДФЛ, которые сданы по ошибке, надо аннулировать. Например, если ...

При возврате налога не надо сдавать корректировку 6-НДФЛ за 2 квартал

При возврате налога не надо сдавать корректировку 6-НДФЛ за 2 квартал Организации могут не сдавать ...

УФНС просит проверить платежные поручения по взносам

УФНС просит проверить платежные поручения по взносам Налоговики обращают внимание на заполнение платежек по взносам. ...

ФНС разъяснила, как платить штраф за расчет по страховым взносам

ФНС разъяснила, как платить штраф за расчет по страховым взносам Штраф за опоздание с расчетом ...

Бухгалтерский учет дебиторской задолженности

Как отразить в бухучете продажу дебиторской задолженности Есть несколько особенностей учета продажи дебиторской задолженности у ...

Можно будет учесть убытки зависимого предшественника

Можно будет учесть убытки зависимого предшественника При слиянии и присоединении правопреемник вправе будет учесть убытки ...

В споре по однодневкам поможет ответ налоговиков

В споре по однодневкам поможет ответ налоговиков Чиновники наконец признали, что если инспекторы отказали компании ...

Без документов нельзя списать убытки от уступки требования

Без документов нельзя списать убытки от уступки требования Компания, уступившая право требования, не может учесть ...

Как перейти с упрощенного бухучета на обычный

Как перейти с упрощенного бухучета на обычный 1. Пересчитать доходы и расходы в бухучете При ...

Новых работников требуется знакомить с результатами спецоценки

Новых работников требуется знакомить с результатами спецоценки При проведении в этом году специальной оценки условий ...

Рейтинг@Mail.ru