Главная » Налоги и пособия » Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года

При заверении копий кадровых документов, в том числе трудовых книжек, руководствуются ГОСТ. С 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек надо по-новому. Подробнее об этом — в статье.

С 1 июля 2018 года должны были вступить в силу новые правила оформления кадровых документов и их копий. Но Росстандарт приказом от 25.05.2017 № 435-ст продлил срок перехода на новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 еще на один год. Поэтому пока при заверении копий трудовых книжек можно руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 в обязательном порядке надо будет применять с 1 июля 2018 года.

Несмотря на отсрочку, применять новые требования можно и сейчас. Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг. По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи. О том, как правильно это делать, расскажем далее.

Как заверить трудовую книжку с 01.07.2017

Копия трудовой может понадобиться, если ее попросил сотрудник либо компания может оформить ее для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые компания передает работникам или в какие-либо ведомства.

Каждый разворот трудовой книжки откопируйте на отдельном листе бумаги А4. На первом листе проставьте отметку «Копия», на последнем внесите отметку о том, что копия заверена.

Если оформляете копию для внутреннего пользования, внесите запись «Верно», а строчкой ниже запишите должность сотрудника, который подготовил документ. Затем он должен проставить свою подпись и расшифровку Ф.И.О.

Копию для сотрудника оформите в течение трех рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ). Так как книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметку о заверении оформляйте так. Под записью «Верно» и подписью ответственного сотрудника сделайте отметку о том, где хранится копия документа (см. образец ниже).

Запишите, что подлинник находится в отделе кадров.

Как заверить копию трудовой книжки: образец (с 1 июля 2018 года)

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года

В копиях ставьте печать организации, если не отказывались от штампа. Оттиск печати ставьте так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, пронумеруйте все листы и сшейте их. Чтобы скрепить их, нанесите наклейку с надписью

«Верно. Прошито и пронумеровано _ листов»

Затем проставьте дату и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

Как оформлять кадровые документы с 1 июля 2018 года

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri. В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось — всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа. Это реквизит новый. Отразите его на документе, если информацию в нем разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание.

Гриф ставьте в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: Для служебного пользования, Конфиденциально, Коммерческая тайна и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями. Но только в том варианте, который вы пропишете в регламенте по делопроизводству.

Адресат. В бланк внесите адрес электронной почты, если письмо отправляете через интернет. Причем если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать г-ну или г-же.

Наименование структурного подразделения. Реквизит надо отражать следом за наименованием вашей компании в бланках писем и документов подразделений. Например, филиалов, представительств и т. д. По стандарту реквизит надо записать прописными буквами. Например, ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ.

Автор документа. Ставьте реквизит после наименования компании в бланках руководителей офисов субъекта РФ либо муниципальных образований. Например, ДИРЕКТОР.

Отметка об электронной подписи. Документы на бумаге и электронные — равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, ее надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные (см. образец 2).

Как проставить отметку об электронной подписи: образец

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Расчет выходного пособия при увольнении

Расчет выходного пособия при увольнении Выходное пособие при увольнении, не облагаемое НДФЛ и взносами, можно ...

Расчет больничного листа в 2018 году

Расчет больничного листа в 2018 году Правила расчета больничного листа в 2018 году установлены пунктом ...

Сроки выплаты премий не будут ограничивать

Сроки выплаты премий не будут ограничивать Неясности начались после поправок в статью 136 ТК РФ, ...

Пост охраны не является подразделением

Пост охраны не является подразделением Ответ …Частное охранное предприятие, в котором я веду учет, зарегистрировано ...

Заполнение больничного листа работодателем в 2015 году

Заполнение больничного листа работодателем в 2015 году. Образец Заполнение больничного листа работодателем Записи в листке ...

МРОТ в 2018 году: размер, изменения, особенности применения

МРОТ в 2018 году: размер, изменения, особенности применения Федеральный МРОТ на 2016 год Федеральный МРОТ ...

Премии и компенсации

Премии и компенсации Облагаются ли премии юбилярам взносами? Надо ли начислять взносы на компенсацию за ...

Досрочная зарплата в 6-НДФЛ

Досрочная зарплата в 6-НДФЛ НДФЛ надо удержать при фактической выплате зарплаты за вторую половину месяца ...

Пособие по уходу за ребенком до 1, 5 лет в 2018 году (обновлено 8 февраля 2016 года)

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет в 2018 году Важное в статье: Размер ...

ФСС подготовил новые формы заявлений для пилотных регионов

ФСС подготовил новые формы заявлений для пилотных регионов ФСС разработал новые формы документов для выплаты ...

Суд разрешил вернуть аванс, если продавец не поставил товар

Суд разрешил вернуть аванс, если продавец не поставил товар Если поставщик не исполнил заказ в ...

Применение ККТ: ответы на вопросы

Применение ККТ: ответы на вопросы Снятие с учета кассового аппарата mdash; Хотим провести снятие с ...

Торговля через интернет требует применение ККТ

Торговля через интернет требует применение ККТ Компания работает на упрощенной системе налогообложения. У нее торговля ...

По новым правилам за неприменение ККТ штрафуют всех

По новым правилам за неприменение ККТ штрафуют всех Штрафы за неприменение ККТ, предусмотренные новой редакцией ...

ФСС подготовил контрольные соотношения для расчета по взносам

ФСС подготовил контрольные соотношения для расчета по взносам ФСС в письме от 15.06.2017 № 02-09-11/04-03-13313 ...

С 1 июля электронные больничные вводят по всей стране

С 1 июля электронные больничные вводят по всей стране С 1 июля 2018 года работники ...

Пенсионный фонд должен сам уменьшать штрафы

Пенсионный фонд должен сам уменьшать штрафы УПФР оштрафовало АО quot;Банк Тааттаquot; на 40 тыс. рублей ...

Образец заполнения транспортной накладной нового образца 2016

Образец заполнения транспортной накладной нового образца 2016 В недавном судебном споре налоговики выиграли дело и ...

Срок уплаты имущественных налогов перенесен на 1 декабря

Срок уплаты имущественных налогов перенесен на 1 декабря Налоги надо перечислить на основании уведомления и ...

Срок уплаты налога на имущество в Москве продлят до 1 мая 2018 года

Срок уплаты налога на имущество в Москве продлят до 1 мая 2018 года quot;До 1 ...

Как вести учет товарных чеков

Как вести учет товарных чеков Вести учет товарных чеков и хранить вторые экземпляры будет безопаснее. ...

Подать декларацию об амнистии капиталов можно до 1 июля 2016 года

Подать декларацию об амнистии капиталов можно до 1 июля 2016 года С 1 июля 2015 ...

Платить ли транспортный налог за снегопогрузчик?

Платить ли транспортный налог за снегопогрузчик? В ноябре 2015 года наша компания купила снегопогрузчик. Надо ...

С 15 октября сотрудник может обратиться за пособием в ФСС

С 15 октября сотрудник может обратиться за пособием в ФСС Обращаться за пособиями в фонд ...

Рейтинг@Mail.ru